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受注管理とは？製造業における基本的なフローとシステム導入メリットと課題について紹介

執筆者：レクサー・リサーチマーケティング山上玲奈（やまがみれいな）

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本記事では、製造業における「受注管理」について、基本的な流れから管理システムについてまで網羅的にご紹介いたします。

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1 受注管理とは
- 1.1 製造業における受注管理の流れ
2 製造業における受注管理の改善方法
- 2.1 受注管理を最適化するための4つの方法
3 受注管理システム導入のメリット
- 3.1 受注管理システムの現状と課題
4 おわりに：受注管理システムを効果的に使うために

受注管理とは

受注管理とは、顧客からの注文を追跡し、整理し、遂行するプロセスのことです。

受注管理は、電子メール、電話、ファックス、オンライン注文フォームなど、さまざまな媒体で行うことができます。受注管理には、見積書の作成、社内システムへの記録、発注書の発行など、さまざまな業務がありますが、これらはすべて適切なプロセスに従って行わなければなりません。

製造業における受注管理の流れ

受注管理プロセスは、電話や電子メールなどによるお客様からの最初のコンタクトから始まります。その際、お客さまからのニーズや要件に関する情報をヒアリングします。

企業は、この要求を満たすことができるかどうかを判断し、その旨を顧客に伝えます。この要求を満たすことができる場合は、システム上で注文を作成し、社内の適切な部署に送信し、対応します。

基本的には営業部門、在庫管理部門、生産部門、出荷部門などの部門でオーダーに対する処理が完了すると、請求書をお客さまに送ることができます。

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製造業における受注管理の改善方法

製造業は、世界で最も競争の激しい産業の一つです。また、非常に多くの変動要因が存在するため、管理が最も難しい業界のひとつでもあります。小口注文から大口注文まで、また単純な注文から複雑な注文まで、実にさまざまな種類の注文があります。

この業界の受注管理を改善する一つの方法は、受注管理を組織的に行うということです。これは、企業が収益性を維持し、リスクを軽減するのに役立ちます。

受注管理を最適化するための4つの方法

このセクションでは、注文プロセスを最適化するための4つの方法をご紹介します。これらのヒントは、効率性を高め、ワークフローをスピードアップさせるのに役立ちます。

1）チェックリストを作成する
：注文プロセスに関わるすべてのステップのチェックリストを作成し、それらが正しい順序ですべて完了していることを確認します。こうすることで、やるべきことをすべて把握でき、足りないものを探すのも簡単になります。

2) ラベルを使う
：すべてのものにラベルを付けましょう。ラベルは、やるべきこと、誰がやるか、いつまでに完了させるかを記録するための素晴らしい方法です。また、パソコンのフォルダやファイル、受信トレイなどにもラベルを貼ることを忘れないでください。ラベリングは、整理整頓と効率化のために重要なステップのひとつです。

3）一貫性を保つ
：注文のプロセスには、できるだけ一貫性を持たせるようにしましょう。そうでなければ、初めて御社に注文する人が混乱することになります。

4) 余分な工程を減らす
：工程と工程の間の時間を利用して、余分な時間や工程を削減する。例えば、特定のオーダーフォームを使うのではなく、すべてのオーダーに使える一般的なオーダーフォームを作成する。そうすることで、生産スタッフが注文を受けたときに記入しやすくなり、また、注文をより早く処理することができるようになります。

受注管理システム導入のメリット

受注管理システムは、受注、顧客、在庫を扱う企業にとって有効なものです。受注管理システムを活用することで、注文と在庫の管理プロセスを合理化すると同時に、従業員の共同作業も容易にすることができます。

受注管理システムは以前から存在していましたが、企業がカスタマーサービスや配送などの業務をアウトソーシングするようになってから、その重要性が増してきました。受注管理システムを利用することで、企業はオーダーの状況を見落とすことなくトラッキングできるようになります。

また、受注管理システムは、効率性の向上、コスト削減、顧客サービスの向上、データ収集・分析能力の向上など、さまざまなメリットがあります。

受注管理システムの現状と課題

しかし、上記のような利点がある一方で、現在の受注管理システムにはいくつかの課題があります。その課題とは、以下のようなものです。

– 他の企業システムとの統合の欠如

– 注文プロセス全体に対する可視性の欠如

– プログラム・システムが複雑すぎる

おわりに：受注管理システムを効果的に使うために

受注管理システムを効果的に使うためには、企業のニーズを満たすように設計されたシステムを使用することです。この種のソリューションを提供するソフトウェア・プロバイダーは数多く存在するため、企業は自社に合ったものを見つけることが重要です。

また、組織は従業員のために一連のガイドラインを用意する必要があります。これらのガイドラインは、それが受注管理に来るとき、誰もが自分の責任を知っているように、明確かつ簡潔であるべきです。また、ガイドラインは、従業員がどのような状況下で何をすべきかを知ることができるよう、徹底したものでなければなりません。